АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ

г.Йошкар-Ола, Ленинский проспект, д.27, каб.№ 4 и каб.№ 5 (цокольный этаж)

тел. (8362) 45-18-68

Архивный отдел (муниципальный архив) является структурным подразделением администрации городского округа «Город Йошкар-Ола», созданным для решения задач по реализации полномочий городского округа «Город Йошкар-Ола» в области архивного дела.

Основными задачами архивного отдела являются:

• комплектование (формирование) муниципального архивного фонда документами, образующимися в деятельности органов местного самоуправления городского округа «Город Йошкар-Ола», муниципальных учреждений и предприятий;
• организация хранения архивных документов;
• осуществление учета документов, принятых на хранение;
• организация использования архивных документов, информационное обеспечение органов местного самоуправления городского округа «Город Йошкар-Ола», удовлетворение прав юридических и физических лиц на архивную информацию;
• осуществление отдельных государственных полномочий Республики Марий Эл по хранению, учету и использованию архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности Республики Марий Эл и хранящихся в муниципальном архиве;
• организационно-методическое руководство в сфере архивного дела деятельностью ведомственных архивов организаций-источников комплектования отдела.

• формирование списков организаций - источников комплектования архивного отдела управленческой документацией и фотодокументами; держателей личных фондов;
• формирование муниципального архива; комплектование отдела документами постоянного и долговременного срока хранения на традиционных бумажных носителях и документами на электронных носителях;
• создание оптимальных нормативных режимов хранения документов в архивохранилищах документов, обеспечение их физической сохранности, укрепление материально-технической базы отдела;
• проведение в установленном порядке экспертизы ценности, проверки наличия и физической сохранности документов, хранящихся в отделе;
• ведение в установленном порядке комплекса учетных документов к архивным фондам и архивным документам;
• ведение базы данных электронного программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия) о составе и содержании архивных фондов и архивных документов;
• создание и совершенствование научно-справочного аппарата к архивным фондам и архивным документам;
• составление ежегодного Паспорта архивного отдела, других форм государственной статистической отчетности в сфере архивного дела;
• информационное обеспечение органов власти и управления;
• обеспечение деятельности координационного совета по обеспечению сохранности документов при администрации городского округа «Город Йошкар-Ола»;
• предоставление в установленном порядке архивных документов юридическим и физическим лицам с целью их научного и практического использования, в том числе по актам выдачи дел во временное пользование;
• предоставление муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных копий и архивных выписок», в том числе через МФЦ, единый портал государственных и муниципальных услуг Российской Федерации, в том числе предоставление архивных документов в электронном виде;
• организационно-методическое руководство в сфере архивного дела деятельностью ведомственных архивов организаций-источников комплектования отдела, в том числе: согласование номенклатур дел, положений об архиве и экспертной комиссии, инструкций по делопроизводству, оказание методической помощи в проведении упорядочения документов, рассмотрение описей дел организаций-источников комплектования архивного отдела, проведение тематических учеб, семинаров;
• участие в мероприятиях по обеспечению сохранности документов ликвидированных муниципальных организаций;
• осуществление взаимодействия с отделом по делам архивов и экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры, печати и по делам национальностей Республики Марий Эл;
• информирование мэра города Йошкар-Олы и (или) заместителя мэра города Йошкар-Олы о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов;
• изучение и обобщение практики работы архивов и организации делопроизводства организаций, распространение их положительного опыта;
• внедрение в практику работы отдела нормативно-методических документов по архивному делу и делопроизводству, прогрессивных методов труда, автоматизированных технологий обработки и поиска документной информации, передового опыта работы.

Архивный отдел хранит:

• документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности организаций-источников комплектования;
• документы физических лиц, в том числе документы личного происхождения, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей города Йошкар-Олы, поступившие на законном основании в муниципальную собственность;
• документы ликвидированных органов местного самоуправления, муниципальных организаций, не имеющих правопреемника;
• печатные, иллюстративные и другие материалы, в том числе фотодокументы, дополняющие архивные фонды, отражающие историю города Йошкар-Олы и поступившие на законном основании;
• учетные документы, архивные справочники,научно-справочный аппарат к архивным фондам и архивным документам и другие материалы, необходимые в практической работе.

Сотрудники архивного отдела:

Положение об архивном отделе

Муниципальный архив

График приема и способы обращения в архив